С 18 февраля изменились сроки хранения кадровых документов

Новая редакция Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, вступил в действие с 18 февраля 2020 года. В Перечне изменились сроки хранения многих документов кадрового и бухгалтерского учета. Например, графики отпусков можно будет уничтожить не через 1, а только через 3 года. Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков нужно хранить пять лет вместо трех. Некоторым кадровым документам уменьшили срок хранения. Среди них: документы о дисциплинарных взысканиях – храните три года вместо пяти лет; документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – храните пять лет, а не постоянно; книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – храните 45 лет, а не постоянно. Срок хранения некоторых кадровых документов привели в соответствие с законом. Среди них – трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Если делопроизводство по ним закончено до 1 января 2003 года, то такие документы хранят 75 лет, если после – 50 лет. Для некоторых кадровых документов введут отдельный срок хранения: уведомления, предупреждения работников - три года; заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – год; журналы, книги учета инструктажа по охране труда – 45 лет.

Срок хранения дел, которые сформировали в 2019 году, рассчитывайте по старому Перечню, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Действие нового Перечня распространяется на те документы, которые издаете с 1 января 2020 года, поэтому вносить изменения в номенклатуру на 2020 год придется. Для этого подготовьте проект приказа об изменении номенклатуры дел в связи с изданием нового Перечня и актуализируйте номенклатуру по 12 разделам деятельности организации. Далее экспертная комиссия организации согласует новый вариант номенклатуры. Состав комиссии определяет руководитель организации и включает в нее работников, которые компетентны в вопросах работы с документами. Когда приказ об утверждении новой номенклатуры на 2020 год подпишут и согласуют, работник отдела кадров, который отвечает за номенклатуру, должен будет исправить на обложках отдельных дел заголовки, сроки хранения и номера статей.